Voorwaarden
Bijzondere voorwaarden Simafri ERP
ARTIKEL 1: DOEL
Deze bijzondere voorwaarden hebben tot doel de technische en financiële voorwaarden vast te leggen waaronder SIMAFRI de Klant, in gehoste vorm, de bedrijfsbeheersoftware "Simafri ERP" ter beschikking stelt, uitgegeven en geëxploiteerd door SIMAFRI (hierna de "Dienst" genoemd). Zij vormen een aanvulling op de Algemene dienstvoorwaarden van SIMAFRI; in geval van tegenstrijdigheid prevaleren deze bijzondere voorwaarden voor de betrokken Dienst.
ARTIKEL 2: BESCHRIJVING VAN DE DIENST
2.1. De Dienst omvat de terbeschikkingstelling van de software in gehoste vorm, de hosting ervan op professionele infrastructuren, de monitoring ervan, de regelmatige back-ups ervan, het toepassen van updates en ontwikkelingen en de in artikel 11 beschreven operationele ondersteuning.
2.2. De functionele catalogus van de Dienst, de volumes, de looptijd, de prijsstelling en de overige kenmerken van de Dienst zijn die van de aanbiedingsbeschrijving die van kracht is op de dag van de Bestelling en die deel uitmaakt van de Overeenkomst. De functies van de catalogus worden in hun geheel aan de Klant ter beschikking gesteld, zonder ontgrendelingsoptie.
2.3. Toegang tot de Dienst verloopt via internet aan de hand van aan elke gebruiker verstrekte inloggegevens. De Klant en zijn gebruikers waarborgen de vertrouwelijkheid van hun inloggegevens; elke handeling die via een gebruikersaccount wordt verricht, wordt geacht door de Klant te zijn verricht.
ARTIKEL 3: OMVANG VAN EEN ABONNEMENT
3.1. Een abonnement omvat het beheer van één onderneming: haar derden, haar documenten, haar nummeringsreeksen, haar bankboekingen en haar voorraad. De gegevens van een onderneming worden bewaard in een eigen ruimte.
3.2. Het aantal gebruikers en derden dat binnen een abonnement wordt geregistreerd, is niet beperkt naar aantal personen, binnen de voorwaarden van artikel 5.
3.3. Wanneer de Klant meerdere ondernemingen beheert, is elk daarvan het voorwerp van een abonnement, onder de voorwaarden van de aanbiedingsbeschrijving die van kracht is op de dag van de Bestelling.
ARTIKEL 4: SOFTWARE EN GEBRUIKSRECHT
4.1. De software wordt uitgegeven, onderhouden en geëxploiteerd door SIMAFRI. SIMAFRI verleent de Klant, gedurende de gehele looptijd van de Dienst, een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de software te gebruiken voor de behoeften van zijn activiteit.
4.2. De software en alle onderdelen waaruit deze bestaat (broncode, modellen, interfaces, documentatie) blijven eigendom van SIMAFRI. Het verleende gebruiksrecht houdt geen enkele overdracht van de intellectuele-eigendomsrechten op deze onderdelen in en omvat niet de terbeschikkingstelling van de broncode.
4.3. De Dienst wordt door de Klant afgenomen voor de behoeften van de door hem beheerde ondernemingen. Het ter beschikking stellen van de Dienst aan derden, de doorverkoop ervan en het delen ervan tussen afzonderlijke organisaties zijn het voorwerp van een specifieke schriftelijke overeenkomst tussen de Partijen.
ARTIKEL 5: GEBRUIKERS EN TOEGANG
5.1. De Klant beheert zijn gebruikers: hij opent en sluit de accounts, bepaalt de daaraan verbonden rechten, en organiseert de werking van de software binnen zijn onderneming.
5.2. Elke gebruiker beschikt over zijn eigen, persoonlijke inloggegevens. De traceerbaarheid van de in de software geregistreerde handelingen berust op deze individuele identificatie; de Klant ziet erop toe dat zijn gebruikers hun inloggegevens niet delen.
5.3. De Klant blijft verantwoordelijk voor het gebruik dat door zijn gebruikers van de Dienst wordt gemaakt en deelt hun de geldende voorwaarden mee.
ARTIKEL 6: GEGEVENS VAN DE KLANT, EXPORT EN OMKEERBAARHEID
6.1. De door de Klant in zijn ruimte ingevoerde of geïmporteerde gegevens blijven zijn exclusieve eigendom. SIMAFRI gebruikt ze voor geen enkel ander doel dan het leveren van de Dienst en behandelt ze vertrouwelijk, onder de voorwaarden van de Algemene dienstvoorwaarden.
6.2. Omkeerbaarheid. De Klant kan te allen tijde zijn derden, zijn documenten en zijn bankboekingen uit de software exporteren, in de beschikbaar gestelde formaten, met inbegrip van de boekhoudkundige export bestemd voor zijn boekhouder. De Klant kan ook verzoeken om de levering van een volledige kopie van de gegevens van zijn ruimte. Deze omkeerbaarheid maakt deel uit van de essentie van de aanbieding: de gegevens behoren toe aan de Klant, die deze desgewenst elders kan laten exploiteren.
6.3. Na afloop van de Dienst, ongeacht de oorzaak, blijft de in artikel 6.2 bedoelde kopie gedurende dertig (30) dagen op verzoek beschikbaar, waarna de gegevens zonder verdere kennisgeving of bewaarplicht uit de actieve systemen van SIMAFRI worden verwijderd. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om vóór die datum de items terug te halen die zijn wettelijke bewaarplicht hem verplicht te bewaren.
ARTIKEL 7: BACK-UPS
SIMAFRI voert regelmatige back-ups uit van de ruimtes met het oog op de continuïteit van de dienst. Deze back-ups ontslaan de Klant niet van de verplichting om voor de door hem als kritiek beschouwde gegevens zijn eigen exports te maken en te bewaren. Het herstel van een back-up is inbegrepen wanneer het gegevensverlies voortvloeit uit de Dienst; het kan worden gefactureerd, op basis van een vooraf aanvaarde offerte, wanneer het noodzakelijk wordt gemaakt door handelingen van de Klant of zijn gebruikers (opzettelijke of onbedoelde verwijdering of wijziging van gegevens).
ARTIKEL 8: BESCHIKBAARHEID EN ONDERHOUD
8.1. SIMAFRI streeft naar een maandelijkse beschikbaarheidsgraad van de Dienst van 99,9%, met uitzondering van geplande onderhoudsvensters, gevallen van overmacht en onbeschikbaarheid die aan de Klant of aan derden te wijten is (het netwerk of de apparatuur van de Klant, computeraanvallen, algemene storing van het internetnetwerk).
8.2. In geval van een aangetoond niet-bereiken van deze doelstelling kan de Klant, binnen dertig (30) dagen na de betrokken maand, een krediet aanvragen dat pro rata wordt berekend op basis van de vastgestelde onbeschikbaarheid en wordt begrensd tot het maandbedrag van de betrokken Dienst. Dit krediet vormt de enige aan de Klant verschuldigde vergoeding met betrekking tot de beschikbaarheid.
8.3. Gepland onderhoud wordt, voor zover mogelijk, buiten kantooruren uitgevoerd; belangrijke ingrepen worden vooraf aangekondigd.
ARTIKEL 9: UPDATES EN ONTWIKKELINGEN
9.1. SIMAFRI voert updates van de software en van de infrastructuur uit overeenkomstig haar beleid voor het handhaven van de beveiligings- en operationele voorwaarden. Updates kunnen leiden tot korte geplande onderbrekingen alsook tot wijzigingen aan de interfaces en functies van de software.
9.2. SIMAFRI verrijkt de functionele catalogus van de Dienst in de loop van haar ontwikkelingen. Een aan de catalogus toegevoegde functie wordt aan de Klant ter beschikking gesteld in de staat waarin zij wordt geleverd, onder de voorwaarden van de op dat moment geldende aanbiedingsbeschrijving.
ARTIKEL 10: VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE KLANT
10.1. De Klant verzorgt het functionele beheer van zijn ruimte: bedrijfsconfiguratie, keuze van zijn nummeringsreeksen en van zijn tarieven, juistheid en rechtmatigheid van de ingevoerde gegevens, en uitgifte van de documenten bestemd voor zijn eigen derden.
10.2. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de overeenstemming van zijn activiteit en van zijn gebruik van de Dienst met zijn wettelijke, boekhoudkundige, fiscale en sociale verplichtingen, met name wat betreft de vorm, de bewaring en de verzending van zijn handels- en boekhouddocumenten. De Dienst is een beheertool: hij vormt noch een boekhoudkundig of fiscaal adviesdienst, noch een garantie van overeenstemming van de rekeningen of documenten die door de Klant worden uitgegeven, die de verantwoordelijkheid zijn van de Klant en zijn gebruikelijke adviseurs.
10.3. Wanneer het gebruik van de Dienst door de Klant kennelijk niet in verhouding staat tot het beoogde doel van een bedrijfsbeheertool (met name volumes van gegevens, documenten of geautomatiseerde aanroepen die kennelijk abnormaal en aanhoudend zijn), stelt SIMAFRI de Klant een passende aanbieding voor en kan zij, bij gebrek aan overeenstemming, de Dienst aanpassen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.
ARTIKEL 11: ONDERSTEUNING EN AANVULLENDE DIENSTEN
11.1. De inbegrepen ondersteuning heeft betrekking op de werking van de Dienst: toegang tot de Dienst, beschikbaarheid van de ruimte, technische incidenten en eerstelijnsvragen over de werking van de software.
11.2. Gebruikerstraining, de overname of import van bestaande gegevens, het opzetten van specifieke documentmodellen, en de koppeling van de Dienst aan de eigen toepassingen van de Klant vormen aanvullende diensten, uitgevoerd op basis van een vooraf aanvaarde offerte. Wanneer een dergelijke dienst is inbegrepen in de afgenomen aanbiedingsbeschrijving, wordt zij verstrekt onder de voorwaarden van die beschrijving.
ARTIKEL 12: LOOPTIJD, OPSCHORTING EN OPZEGGING
De Dienst wordt geleverd in abonnementsvorm, volgens de bij de Bestelling gekozen frequentie en verlengbaar onder de voorwaarden van de Algemene dienstvoorwaarden, zonder minimale verbintenisperiode tenzij anders vermeld in de aanbiedingsbeschrijving. In geval van niet-betaling kan SIMAFRI de toegang tot de ruimte opschorten onder de voorwaarden van de Algemene dienstvoorwaarden; de gegevens worden dan gedurende ten minste dertig (30) dagen vanaf de opschorting bewaard, een periode waarin de volledige betaling van de verschuldigde bedragen de toegang herstelt. Na deze periode kan SIMAFRI de Dienst opzeggen; artikel 6.3 is dan van toepassing.